Controles que debe tener en cuenta para la toma física de inventarios

La aplicación de controles en cada una de las etapas del inventario, surge de la necesidad de minimizar el riesgo de desviaciones con los objetivos de control de existencias, integridad y completitud para los elementos que componen el inventario.

A continuación compartimos algunos aspectos que deben considerar los encargados de la toma de inventarios antes, durante y después de este, de tal manera que el mismo se ejecute dentro de las políticas y procedimientos de la organización.

Recomendaciones

Solicite, revise y socialice con los involucrados; las políticas debidamente autorizadas para la realización de la toma física del inventario (realizar capacitación con instrucciones)
Solicite un informe que contenga una relación de las ubicaciones (geográficas), productos, cantidades y valores de los elementos que componen el inventario.
Solicite los reportes del inventario en consignación, identificando el cliente, ubicación, tipo de inventario, cantidad, valor y fecha en la cual fue entregado al cliente.
Solicite el reporte de clientes que tienen inventario en la bodega, confirmando las referencias, cantidades, valor y fecha de retiro.
Solicite un listado con todos los funcionarios responsables de los inventarios en los diferentes puntos geográficos, su cargo y el número telefónico de contacto.
Verifique si se cuenta con un cronograma de entrega de mercancías previo a la fecha del inventario, de tal forma que en los días de inventarios no se tenga mercancía facturada y no entregada.
Solicite la relación de los grupos de conteo para el primero, segundo y posible tercer conteo.
Diseñe, socialice y apruebe un programa alterno para la recepción y despacho de mercancía, en caso de no ser posible parar la operación al 100% durante el inventario.
Verifique que el equipo cuente con las planillas necesarias para el registro del inventario.
Identifique, documente y cree planes de acción para mitigar las posibles debilidades del proceso de toma física de inventarios.

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