Señales de alerta de fraude con los proveedores

La vinculación de proveedores y su contratación recurrente, puede representar un riesgo de fraude continuo para la organización ante la debilidad y/o ausencia de controles, por lo cual la administración deberá estar alerta a diferentes señales para proceder con acciones que permitan mitigarlo.

A continuación compartimos una lista de aspectos a tener en cuenta para controlar el riesgo de fraude con proveedores.

1. Controle los niveles de acceso y las personas que tienen permitido crear o modificar información de proveedores
2. Verifique que todos los proveedores creados en el sistema cuenten con la debida documentación soporte
3. Verifique que no se presenten cambios recurrentes en la información de uno o varios proveedores
4. Preste atención especial a modificaciones en los datos bancarios de los proveedores
5. Asegúrese de crear y aplicar políticas de conflicto de intereses que no permitan la vinculación de proveedores que guarden algún tipo de relación con miembros de la compañía
6. Delegue las funciones de compras y pagos a proveedores a funcionarios distintos
7. Identifique si hay cambios pagos o cambios de precios inusuales o por fuera de lo pactado en el contrato
8. Controle y límite la emisión de facturas manipulables como las son las enviadas en formato Word o Excel por parte de los proveedores
9. Verifique las facturas que con frecuencia son generadas por valores inferiores al límite que requiere autorización y pertenecen a un solo proveedor
10. Asegúrese de que no se realicen pagos duplicados a los proveedores