4 errores que comúnmente cometen los empresarios en su rol de gerentes

En el desarrollo de encargos de Auditorias Integrales para pequeñas y medianas empresas, como responsable de la Auditoría de Gestión, he tenido la oportunidad de identificar una gran variedad de falencias que se presentan en los procesos administrativos y en especial, el desconocimiento u omisión por parte de gerentes y miembros de las áreas administrativas, sobre los componentes básicos de un (PA) proceso administrativo.

Considero valioso para el lector, en su calidad de empresario, emprendedor o gerente de un negocio o empresa, poner en su conocimiento este tipo de falencias, dado que son aspectos que en la mayoría de los casos, solo se identifican en procesos minuciosos y rigurosos de auditoría y consultoría empresarial.

Una vez identifique que su gerencia presenta falencias en alguno de los aspectos aquí mencionados, tome acción y evalúe las consecuencias que esto le ha traído y le traerá a futuro si se mantiene estático mientras su compañía se mueve en un entorno que es dinámico.

Dentro de los hallazgos más recurrentes y representativos, se destacan los siguientes:

1. Ausencia de gestión: es común durante el proceso de auditoría, identificar que los gerentes no tienen claro el concepto de «gestión» y consideran que su mera presencia para la resolución de conflictos y controversias diarias, se traduce en una correcta aplicación y entendimiento de este concepto. Contrario a esto, una debida gestión responde al diseño, ejecución y socialización de estrategias, políticas y objetivos que sean razonables para la compañía en cuanto sus recursos y  capacidades. Sin dejar de lado los mecanismos de control y seguimiento que deben ser establecidos para evaluar los resultados obtenidos.
2. Baja o nula administración del riesgo: la mayoría de los gerentes son conscientes de los riesgos existentes dentro de una compañía, siendo el riesgo al hurto o pérdida de dinero al que más temen y consideran dentro de sus prioridades. Más sin embargo, el concepto de riesgo no es visto de forma global ni se gestiona de manera estratégica como uno de los aspectos clave dentro de la administración del negocio. Al respecto, el riesgo debe ser visto como una oportunidad de generar valor, al garantizarle a los grupos de interés que la estrategia se encuentra alineada a los riesgos existentes, así como también, que la capacidad de respuesta se gestiona para que el riesgo sea evitado, reducido, compartido o  aceptado, minimizando así los impactos negativos de acontecimientos potenciales que puedan afectar a la organización.
3. Inexistencia de métodos o procedimientos de operación: si bien los gerentes tienen conocimiento de los procesos y a nivel general, la forma en como estos se ejecutan, existen casos en donde la importancia que se le da a la documentación, ejecución y evaluación de los procesos clave, no es la esperada. Es en este punto donde se deduce fácilmente que la gerencia no cuenta con información sólida y clara sobre la eficiencia de los procesos y los controles con los que estos cuentan. En cuanto a este aspecto, el llamado es para que los gerentes asuman el compromiso de documentar y controlar los procesos existentes en pro de la creación de una cultura de mejora continua en todos los niveles de la organización.
4. Falta de uso de información como base para la toma de decisiones: es conocido por los gerentes que los informes de mercado, contables, financieros y operativos; son de utilidad para la toma de decisiones. Más sin embargo es común encontrar que los directivos no cuentan con un estándar establecido para la solicitud y reporte de información, ni se aseguran de la confiabilidad de la misma, al no conocer la idoneidad de los procesos que se ejecutan para la obtención de datos al interior de la compañía. La ausencia de registro de información en tiempo real o del soporte tecnológico que brinde garantías para obtener información confiable, son dos de las principales razones que conllevan a la no utilización de información para la toma de decisiones. Se sugiere como solución a esta problemática, asumir un mayor compromiso en la inversión en capacitación para desarrollar habilidades y competencias que le permita a los gerentes llevar a cabo una debida captación e  interpretación de la información al interior de sus compañías.

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Thomás Oyuela 

Consultor Administrativo

Especialista en Psicología del Consumidor 

Director Comercial en Rivas y Asociados Consultores