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Imagen Actas Socios

Aspectos a tener en cuenta a la hora de elaborar las actas de su empresa

A continuación especificamos los aspectos más importantes que debe tener en cuenta a la hora de elaborar las actas de su empresa:

  1. Órgano que se reúne: el órgano debe estar facultado para tomar decisiones según lo provisto en los estatutos de la compañía
  2. Lugar de la reunión: las reuniones ordinarias de la asamblea y junta de socios deben hacerse en el domicilio social.
  3. Tipo de reunión: el acta debe señalar claramente el tipo de asamblea que se llevó a cabo (Ordinaria, Extraordinaria, Por derecho propio, De segunda convocatoria, No presencial)
  4. Fecha de la reunión: el acta debe indicar de manera expresa la fecha de la reunión. Esta información es necesaria para verificar si la reunión cumplió con los estatutos o la ley en materia de antelación de la convocatoria.
  5. Convocatoria: las reuniones que constan en las actas deben cumplir con los requisitos que los estatutos y la ley han definido en materia de convocatoria. El acta debe contener la información acerca de cómo se realizó la convocatoria, quién la realizó y cuándo se realizó, siendo esta información consistente con los estatutos de la compañía.
  6. Cuorúm deliberatorio: a) Deben relacionarse las personas que asistieron a la reunión para verificar si asistió el cuórum deliberatorio. b) Si es acta de junta directiva, los nombramientos de dicho órgano deben estar previamente inscritos en el registro mercantil. c) Si es acta de junta de socios, deben estar inscritas las reformas de capital que haya tenido la sociedad y las cesiones de cuotas hechas con anterioridad a las fechas en que se hace el nombramiento. d) En sociedades por acciones debe estar previamente inscrito el capital suscrito y pagado de la compañía.
  7. Mayorías: en cada punto tratado en la reunión se debe dejar constancia de quiénes votaron y los votos emitidos a favor y en contra. Cuando esta información no consta en el acta, la decisión pierde validez.
  8. Aprobación del texto del acta: sin importar que cada punto del acta esté aprobado o no, el acta debe mencionar de manera expresa que su texto fue aprobado por los asistentes o por la comisión nombrada para esos efectos.
  9. Firma de autenticación: el acta debe estar firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto por el revisor fiscal
  10. Constancia de aceptación: para inscribir los nombramientos, debe existir constancia de la aceptación de las personas nombradas, incluyendo el documento de identidad de tales personas.La constancia de aceptación puede estar contenida en el texto de acta cuando las personas nombradas están presentes en la reunión. Este requisito también se puede cumplir acompañando al acta con las comunicaciones de las personas nombradas, manifestando su aceptación.
  11. Consistencia entre el cargo creado y el nombramiento: cuando se nombra a un administrador o representante legal, el cargo nombrado debe coincidir en su denominación, con el cargo correspondiente de los estatutos de la sociedad.

Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá 

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